为了维护学校正常教育教学秩序，规范学生的开除学籍、退学办理程序，根据《普通高等学校学生管理规定》、《燕京理工学院学生违纪处分规定（试行）》、《燕京理工学院学生学籍管理规定（试行）》等文件要求，特制定本程序。

一、学校给予开除学籍处分的学生办理程序

学校相关部门及二级学院在其管辖范围内发现学生违纪行为，要指派专人调查取证，将搜集整理齐全的资料移交学生处，学生处依据《燕京理工学院学生违纪处分管理规定（试行）》相关规定对达到开除学籍条件的学生报主管学生工作副校长，经主管学生工作副校长审核后，学生处将处分意见和材料移交校长办公会研究决定。校长办公会在会前通知学生违纪单位负责人及相关人员、学生处相关人员是否列席参会。

学校下发开除学籍处分文件后，由学生处将开除学籍处分学生的学校文件与燕京理工学院处分送达书在一个工作日之内送交至相应二级学院。二级学院要区分下列情况为被开除学籍的学生办理离校手续：

（一）学生主动办理离校手续

1. 二级学院应在收到处分正式文件与送达书（见附件）三个工作日之内告知学生本人及家长（法定监护人），并由学生辅导员在处分送达书的送达人位置签字，学生本人须在送达书上相应位置签字。二级学院将处分送达书送回学生处，辅导员带领学生尽快办理离校手续并离校。

2. 二级学院将学生办理离校手续各环节（自提档案、退宿舍、迁移户口等）过程中的相应材料（见附件）留存复印件，建立开除学籍学生专项档案，一式三份，分别留存于二级学院、学生处、教务处。

（二）学生不主动办理离校手续

1. 二级学院应在收到处分正式文件与送达书三个工作日之内告知学生本人及家长（法定监护人），学生辅导员在处分送达书的送达人位置签字。处分送达书直接送达学生有困难的，同时开展以下方式送达：

(1) 邮寄送达。二级学院直接送达处分送达书确有困难时，可通过邮政快件或挂号方式邮寄给学生本人或家长（法定监护人）。邮寄送达应附有送达回证。挂号信回执上注明的收件日期与送达回证上注明的收件日期不一致的，或者送达回证没有寄回的，以挂号信回执上的收件日期为送达日期。

(2) 公告送达。二级学院采取邮寄送达后，出具情况说明连同处分送达书一起交回学生处，由学生处采取公告送达。公告送达在学校指定的公告栏张贴公告（或在学校指定的网站上发布公告），自公告发布之日起，经过7个工作日，即视为送达。学校相关工作人员应当如实记录公告送达的过程，并由两名见证人签字证明。同时，在全国性质的报纸上登报送达。

2. 对于开除学籍学生未主动办理离校手续的，经邮寄送达、公告送达后，学生辅导员到学校相关部门按下述程序办理学生离校手续并将各环节相关证明材料收集齐后建立专门档案，一式三份，分别留存于二级学院、学生处、教务处：

（1）到学生处办理学生档案；

（2）到保卫处户籍科办理学生户口迁移手续；

（3）到教务处将学生学籍信息备案；

（4）到财务处备案学生信息；

（5）到后勤处宿管中心办理学生退宿事宜。

二、学生退学的办理程序

（一）学生主动退学并办理离校手续

1. 学生主动提出退学的，应按照《燕京理工学院学生学籍管理规定（试行）》相关规定办理退学手续（见附件），学生辅导员及时与学生家长联系了解学生详细情况并做好记录，辅导员与二级学院督促学生办理完成退学手续后，立即办理离校手续并离校。

2. 二级学院将学生办理离校手续各环节（自提档案、退宿舍、迁移户口等）过程中的相应材料留存复印件，建立退学学生专项档案，一式三份，分别留存于二级学院、学生处、教务处。

（二）学生符合退学条件但未主动申请退学办理离校手续

1. 对学生符合退学条件但没有主动提出退学申请者，参见《燕京理工学院学生学籍管理规定（试行）》相关规定，视作自动退学的学生辅导员应及时通过学生所在宿舍成员、学生所在班级班委、学生家长（法定监护人）等多种渠道了解学生情况，并告知学生本人及学生家长（法定监护人）：“依据学校的学籍管理相关规定学生已视为自动退学”。辅导员同时整理学生相关材料并做好与家长（法定监护人）联系的记录。辅导员在与学生家长（法定监护人）联系时，应当有两个以上的学生或其他教师见证，或是直接录音留存。

2. 辅导员将符合退学条件的学生详细情况上报二级学院并由学院提出处理意见，报教务处审核，同时报学生处备案（学院处理意见、学生情况说明、班级同学写的证明材料等复印件）。

3. 教务处收到二级学院提交的符合退学条件学生的材料后，应及时报主管教学领导审核，主管校领导审核通过后，报校长办公会研究决定。校长办公会研究时学生所属二级学院主管领导、学生辅导员等相关人员列席参加说明情况。

4. 二级学院接到学校符合退学学生的退学文件发文后，学生辅导员在三个工作日之内告知学生本人及学生家长（法定监护人），督促学生在两周之内办理离校手续并离校。辅导员将学生办理离校手续各环节（自提档案、退宿舍、迁移户口等）过程中的相应材料留存复印件，建立退学学生专项档案，一式三份，分别留存于二级学院、学生处、教务处。

5. 学生若不能按时返校办理相关离校手续的，辅导员告知学生家长（法定监护人）后，按照开除学籍学生未主动办理离校手续的相关规定及时办理学生档案、学籍等事宜，并将各环节相关证明材料收集齐后建立专门档案，一式三份，分别留存于二级学院、学生处、教务处。

6. 二级学院对学生符合退学条件但长期无法联系到学生本人及学生家长（法定监护人）的，在接到学校发文后，可通过求助生源地派出所、高中学校、学生家庭所在地村委会等渠道与学生家长（法定监护人）联系，特殊情况时，经辅导员申请，相关校领导批准，辅导员可前往生源地派出所或是居委会实地考证，并做好相关记录登记工作。若通过实地走访可以联系到学生本人或是学生家长（法定监护人），可以将学校发文及相关文件送交给学生或是学生家长（法定监护人）；若仍不能联系到学生本人或是学生家长（法定监护人）的，可以将相关材料送交至当地村委会或是居委会。

三、常态化更新学生资料

二级学院与辅导员平时要做好学生日常各项情况的记录与整理归档工作，尤其是特殊学生（参军、休学、留级等）的相关材料整理归档保管工作，确保学生被开除学籍或退学时资料齐全。

四、本程序由教务处、学生处负责解释。

附件：

1、燕京理工学院本科生退学审批表

2、燕京理工学院本科生课程学时缺失表

3、燕京理工学院学生退学离校委托书

4、燕京理工学院学生退学离校手续单

5、燕京理工学院开除学籍学生离校手续单

6、燕京理工学院学生违纪处分决定送达表

7、燕京理工学院办事指南