燕京理工学院学生工作（部）处（以下简称“学生处”）是学校党委和行政领导下负责全校学生的教育、管理和服务工作的职能部门。为“外树形象、内创品牌”，加强学生处作风建设，规范工作人员行为，提高工作效率和服务质量，特制定本规定。

一、日常纪律

1、全体人员应自觉遵守学校规定的作息时间，按时上、下班，不迟到早退、不擅离职守；上班时间不玩游戏、看电影、听音乐、大声喧哗，确保办公环境安静有序。

2、在学校区域内不吸烟、不给别人敬烟。不穿奇装异服上、下班；不带饭菜等食品进入办公室，尤其不准让学生代买食品带入办公室。

3、要严格执行学校的保密制度，不允许将学校、处室的各类文件、资料泄露；对于处室有关的资料、决议、安排、通知或者检查安排未正式发文、公布之前，不允许泄露或者告知处室以外人员。

4、岗位工作如有调动，岗位双方应详细交接各项工作材料，原岗位人有责任、有义务协助新岗位人快速适应岗位工作。未完成的岗位工作需由原岗位老师完成后进行交接。

5、节假日、敏感时期实行轮流值班安排，由处办公室具体安排，全处人员应服从部处、学校的整体值班安排，认真做好值班工作，值班具体要求按照规定执行。

6、常规工作和临时安排的工作应在规定时间内，执行完成并及时总结汇报，如不能完成应说明有关情况，可适当延长完成时间。

7、工作上应各司其职，通力合作，分工不分家，遇到重大活动全处人员要全力以赴,共同做好工作。对待工作应不推诿、不拖延。

8、服从主管和上级领导的工作安排和调度，如有不同意见，应直言相告或以书面的形式陈述，一经上级主管和领导决定，应立即遵照执行。

二、来访接待

要树立部门服务意识，接待所有来访、办事人员（包括学生）时，要面带微笑，礼貌待人。接待领导、老师、客人等来访时要站立；学生来访询问或反映情况及问题，必须认真对待，耐心解答。对来访者要使用“您好，请问您找哪位老师？需要办理什么事情？”等文明用语。

三、电话接听

1、办公电话铃声需在响起三声之内接听。接听电话时态度应热情、谦和、诚恳，语调平和，音量适中，避免语气过于生硬。应恰当使用规范用语，“喂，您好，学生处”等用语。不因个人私事长时间占用办公电话。

2、个人手机等通讯设施要时刻保持畅通，确保随时联系。领导、同事发送的工作信息、留言要及时回复，不能置之不理或者不回复。

四、办公用品

1、发现办公设备（包括通讯、照明、电脑、打印机等）损坏或发生故障时，职员应立即向办公室报修，由办公室协调、解决。

2、办公室物资动用时须经办公室知情并同意后方可，不允许私自动用别人物资。个人办公物资，使用完毕之后可随时向办公室申请，领取后签字备案。

五、安全管理  ?

1、办公室钥匙处室每人一把，不允许私自多配，离职或调离本部门后需将钥匙交还办公室。非特殊情况，办公室钥匙不得转借学生。下班时，每位老师自觉关闭个人电脑、打印机、自己周边的窗户和照明灯。锁好本办公室门后方可离开。

2、下班时最后一位离开办公室的老师，需自觉检查所有门窗、电脑、照明灯等是否关闭，没有关闭的应及时关闭，同时关掉电源总开关后落锁离开，次日将相关情况报办公室备案，节约能源的同时避免不安全隐患的发生。

六、行文规范

1、通知、文件行文规范参照河北省下发的文件格式执行。标题：黑体， 二号或者小二号字，加黑，居中；文一级标题：黑体，小三号字，加黑；文内容仿宋_GB2312，小三号或者三号；间距：一般设置“固定值”28-30磅或者1.5行距，特殊需求另行考虑页边距:上下1.5—3cm,左右2—3.2cm（特殊情况可以调整）。落款：“学生处”“共青团燕京理工学院委员会”“学生工作部（处）”等组织名称字样；另起一行加标日期（一般为大写）。

2、下发通知、文件，需要注明负责老师姓名和联系方式。所有公文外发时拟稿人首先审核签字，然后科室主管审核签字，最终由处长签字确认后上报、下发。

3、展板大小为1.7m*1.1m，1.8m*1.2m两种，制作时需提前量取，以适合学生处、校团委橱窗大小。海报张贴时格式尽量统一，落款清晰。条幅落款为“学生处宣”、“学生处 校团委宣”、“共青团燕京理工学院委员会+燕京理工学院学生会宣”、“学生处 校团委+直属学生机构名称宣”等。

4、各项工作都要有新闻报道（含简报），检查、评比类工作要有情况通报。处室整体工作宣传由办公室负责，各科室工作宣传由科长负责，团学活动的宣传由团委宣传部负责。每月由团委宣传部整理通报各科室新闻宣传情况。每周一下午15:00之前，由办公室负责，各科室配合完成工作学生工作简报编辑工作。

七、请假考勤 ?

因病、因事请假按照人事处规定执行，填写书面“请假单”（在人事处网站下载）。一天内，由部门负责人签批，本部门办公室处备案；二天及以上者，由部门负责人签核，主管校长审批，报人事处审核备案；5天以上主管人事校长签署意见。走完相关签批单程序后，交由办公室备案，月底上报考勤。

八、印签管理

1、学生处公章由办公室保管，团委公章由团委办公室保管，其他公章由各科室负责人保管。实行谁保管谁负责原则。不允许不履行程序、不按规定私自使用印章。

2、所有需处长签字（印章）、加盖学生处和学工部公章的文件一律汇总至办公室处登记办理。

3、所有签字（章）、盖章的通知、通报、总结等公示性文件均需将电子版、纸质版汇总至办公室。如文件需上传至学生处、校团委网站，应提前告知相关网站负责老师。

九、清洁卫生

1、办公桌（包括桌上的物品）要摆放整齐，其它物品摆放要有条理；保持墙壁整洁、不乱摆衣物、不乱涂乱贴、不乱钉它物，做到布置合理；不乱丢扔纸屑、瓜果皮壳等杂物，废旧物品应及时恰当处理，确保办公室地面的整洁。

2、应保持良好的个人卫生习惯，每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，公共区域的卫生，按照办公室的值日安排执行。

十、会议档案

1、学校会议：每周学校的会议安排，根据会议要求及会议内容由所属科室主管参加或者由科室主管和主管处长一起参加。具体由处长安排，办公室通知。

2、部门会议：每周一14:00为处室工作例会时间，总结上周工作，布置下阶段工作，全体人员参加。会前各科室将上周工作总结和本周工作计划电子版交由办公室，由办公室汇总传至群共享，会前全体人员请下载阅读。会上，各科室需汇报近期重点工作和工作中遇到的难点。会议召开时，全体人员手机静音或关闭，非紧急情况不准接听。会上提出的决议和工作安排会后要认真贯彻执行。

3、临时会议：对于学校临时安排的会议由处长指派相关人员参加，对于学校临时安排的工作或者需要了解某项工作进展情况时，由处长或者主管临时召集处室有关人员或者全处人员召开会议，进行工作安排或者听取工作汇报。

4、存档备案：每月1号（遇节假日顺延），各位老师整理上交负责范围内工作文件、资料的电子版至办公室存档备案，由办公室汇总刻盘存档。阶段工作或主题系列工作完成后一并汇总刻盘。

对上述规定，全处人员应认真遵守，严格执行。办公室负责对上述规定进行解释，同时，负责对违反规定的有关人员建立专门的记录档案。对于首次违反的有关人员将进行口头批评，两次违反全处进行通报，三次违反将追究相关人员和分管领导的责任，多次违反将上报主管校领导，同时对所负责工作进行调整直至调离本部门工作。

本制度自公布之日起执行。

学生工作（部）处

二〇一五年十二月二十九日