为做好学生档案管理工作，使我校学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，结合我校具体情况，制定本办法。

一、退学、休学学生档案管理

1、退学的学生，办理退学手续后，需持退学证明到学生处填写自带档案申请单，经学生处领导审批后方可自取档案。

2、休学的学生，需到学生处登记休学时间，档案保留。

二、档案的借阅

1、我校辅导员因工作需要需查阅学生档案，需填写《燕京理工学院在校生查询档案申请单》，经学院党政领导批准，到学生处填写借阅登记表后方可借阅本院学生的档案。其他人未经批准不得查阅学生档案。

2、外单位人员因需要查阅学生档案时，必须持单位介绍信，方可在学生处查阅学生档案。

3、需要调阅并复印学生档案中相关材料时，必须持对方办理单位的证明材料，经学生处审批后，方可办理。

4、学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。

三、学生档案转递

1、毕业生档案由学生处负责按毕业生就业报到证上签发的单位或考研录取院校地址转递。

2、办理改派的学生，需在档案寄出前，持书面改派缘由及就业指导与校企合作中心同意改派证明到学生处提取毕业生就业报到证。改派完毕后，学生本人需及时将就业报到证交回学生处，便于档案寄出。

3、毕业生需自带档案时，必须持有对方（正式单位且法定允许接受档案）单位开据的接收函（接收函内需书面表明允许学生本人自带档案），学生本人填写自带档案申请单，经学生处领导审批后方可自带档案。

四、新生档案管理

1、新生辅导员将所带班级学生档案按学院、专业、班级分类收集、整理。并在档案袋下方粘贴口曲纸，档案袋正面口曲纸须标明学生姓名，背面须标明学号。

2、填写学生档案信息表格，电子版、纸质版各一份。

3、每年11月15日前将档案整理完毕。各院按时间安排将整理好的档案、电子表格、纸质表格一并交档案室（具体时间安排根据实际情况临时通知）。

4、口曲纸和档案袋按所需数量到学生处领取。